O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é muito mais do que apenas digitalizar e arquivar seus documentos. Para uma gestão eficiente é necessário criar fluxos de trabalho personalizados que facilitam a rotina dos usuários e departamentos que necessitarão ter acesso aos documentos digitalizados. Para que isso aconteça, é necessário poupar tempo com a busca de arquivos físicos e agilizar os processos gerais envolvidos na busca e disponibilidade das informações.


Utilizando sistemas de digitalização que separam as informações mais importantes dos seus documentos e as indexam em sistemas de busca, é possível pesquisar não apenas pelo nome do arquivo, mas também por outras informações contidas no documento e customizadas pelos gestores, como: nome, CPF, data de nascimento, número contrato, vencimentos, códigos dos produtos, dentre outros.


Para otimizar o espaço físico, após a digitalização, os arquivos que não precisam ser guardados fisicamente poderão ser descartados da maneira correta, evitando assim o acumulo de materiais e custos adicionais de armazenagem.


Com o GED, os documentos que são armazenados e organizados em um índice podem ser disponibilizados os usuários pré-cadastrados com atribuições de níveis de acesso, pela internet ou Intranet corporativa com total segurança e ainda contam com um histórico detalhado de acessos, impressões, download e encaminhamentos.


Diversos documentos podem ser administrados pelo software de GED, das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, etc. O uso da tecnologia de GED traz consigo algumas mudanças importantes no que diz respeito às maneiras de como criar, armazenar, distribuir um documento, assim como, gerenciar um fluxo de trabalho baseado em documentos eletrônicos.



Benefícios

  • Fácil utilização;
  • Baixo custo de manutenção;
  • Redução de tempo na procura por documentos;
  • Redução de custo com espaço físico para armazenamento de documentos;
  • Alta segurança, permitindo que apenas pessoas autorizadas acessem os documentos necessários.


Posicionamento Estratégico

O uso do gerenciamento eletrônico de documentos tornou-se uma ferramenta de posicionamento comercial e estratégico pelas empresas, uma vez que com a utilização de suas tecnologias consegue-se muito mais eficiência e competitividade. As ferramentas de Workflow em GED podem otimizar fluxos de processos nas organizações deixando-os muito mais seguros, confiáveis, práticos e rápidos.